DMS
Papier war gestern. Wir digitalisieren Ihre Dokumente und machen Sie durchsuchbar.
WAS IST DMS
PRÄZISE, EFFIZIENT, ZEITSPAREND
Ein Dokumenten-Management-System, kurz DMS, dient dazu Dokumente aller Art elektronisch zu erfassen, zu bearbeiten und zu verwalten. Analoge Dokumente werden digitalisiert und ihre Verwaltung durch Text- und Bilderkennung automatisiert.
Das Dokumentenmanagement hilft Ihnen dabei Ihre Abläufe klar zu strukturieren und festzuhalten. Über automatische Workflows lassen sich die verschiedenen Abteilungen miteinander verknüpfen und der Weg zum papierlosen Büro ist eingeleitet.
Ob auf dem eigenen Server oder in der Cloud. Die zugeordneten Aufgaben lassen sich von jedem Ort bearbeiten. So schaffen Sie Home-Office Möglichkeiten und haben die Möglichkeit Ihre Büroräume komplett flexibel zu gestalten.
Die intelligente Suche über Merkmale oder der Hot-Key Funktion spart nicht nur Zeit, sondern schafft auch die Möglichkeit jederzeit auskunftsfähig zu sein.
Eine weitere zeitaufwendige Suche im Ordner bleibt somit aus.
Und sollte es im Rahmen einer Betriebsprüfung zur Sichtung Ihrer Dokumente kommen, sind die erforderlichen Richtlinien durch die Langzeitarchivierung erfüllt.
Der digitale Arbeitsplatz assistiert dem Mitarbeiter im hohen Maße und ist präzise, effizient und zeitsparend.
WIESO BRAUCHE ICH DMS
Oder warum es nicht sinnvoll ist, Archive mit Ordnern zu füllen
Sie sind auf der Suche nach einem Beleg zu einem bestimmten Stichwort?
Trotz aller Ordnung ist ein direkter Zugriff auf das gesuchte Dokument nicht möglich.
Im Rahmen des Bearbeitungsprozesses kann sich das Dokument bei verschiedenen Personen im Unternehmen befinden.
Über die digitale Suche lassen sich Dokumente schnell finden und Sie erhalten eine sofortige Auskunft über den aktuellen Status.
Rückfragen können somit am Telefon direkt beantwortet werden.
Neben geringeren Prozesskosten sparen Sie große Archivflächen ein.
Arbeitsplätze lassen sich ohne große Aktenschränke viel gemütlicher planen und gestalten.
Die Richtleinen zur GoBD befassen sich mit der digitalen Aufbereitung.
Eingeführt zum 01.01.2014 wurden mit diesen Richtlinien die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff festgelegt.
ANWENDUNGSBEISPIELE
HIER KOMMT DMS ZUM EINSATZ
Papier war gestern. Wir digitalisieren Ihre Dokumente und machen Sie durchsuchbar.
SIE SIND BEI UNS RICHTIG, WENN
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Papier war gestern. Wir digitalisieren Ihre Dokumente und machen Sie durchsuchbar.
HÄUFIGE FRAGEN
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Auch in kleineren Unternehmen hilft eine DMS-Software Prozesse effizienter zu gestalten, zudem kann die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater vereinfacht werden.
Vielleicht brauchen Sie aber nicht die „große“ Lösung?
Melden Sie sich gerne bei uns!
Je nach Projektgröße gehen wir vom Ersttermin bis zum Start von 2-4 Monaten aus. Überstürzen ist in jedem Fall die schlechteste Variante.
Unsere Softwarelösungen sind zum Teil selbsterklärend. Ein gewisser Schulungsbedarf ist dennoch gegeben. Durch das vorherige Projektmanagement sind alle involviert und der Umfang der Schulung fällt somit deutlich geringer aus.
Auf dem eigenen Server oder in der Cloud mit Server mit Standort Deutschland. Angepasst an Ihre Wünsche und vorhandene Infrastruktur.
Da sich jedes Projekt in den individuellen Anforderungen unterscheidet, lässt sich hierzu keine pauschale Aussage herleiten.
Häufig kann nach dem ersten Termin jedoch schon ein ungefähres Projektvolumen bestimmt werden.
Nicht komplett. Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) deckt jedoch schon einen großen Teil ab. Wichtig ist neben der Software auch eine aktuelle Verfahrensdokumentation.
Der Dokumentenscanner hat viele Vorteile zum oft bekannten Multifunktionsmodell. Dokumententrennung, Ultraschallsensor und der kurze Papierweg sprechen für einen Dokumentenscanner.
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WARUM LOEPKE
DAS MACHEN WIR
Seit Jahrzenten befassen wir uns mit dem Thema Papiermanagement und helfen unseren Kunden Dokumente nach ihren Vorstellungen auszudrucken. Unser Anspruch ist es auf Wünsche und Anforderungen unserer Kunden einzugehen, um die passenden Geräte aufzustellen.
Heute scannen wir das früher ausgedruckte Papier wieder ein und gestalten die Abläufe im digitalen Umfeld.
Wir haben die Erfahrung und Umsetzungsvorschläge, welche Sie in Ihrem Arbeitsablauf voranbringen. Unser Projektmanagement zielt darauf ab, Ihre Zeit nur so viel wie nötig in Anspruch zu nehmen da vieles im Hintergrund geschieht. Somit haben Sie in allen Bereichen nur kurze Ausfallzeiten.
Nach der Projektumsetzung bleiben wir im regelmäßigen Kontakt um Veränderungen wie weitere Mitarbeiter oder Abläufe direkt einzubinden. Das ganze Projekt lebt dauerhaft.
Digitalisierung von Abläufen ist kein Sprint, sondern ein angenehmer Marathon.
Wie eine gemeinsame Umsetzung aussehen kann, gehen wir gerne im persönlichen Gespräch mit Ihnen durch.